- Skrevet 27. april 2021
Begynner "viktige papirer" -lommen din å renne over, eller får deg til å se stor ut? Tror du at det kanskje er på tide å oppføre seg som en ansvarsfull voksen selv om det, sa det, høres ut som det kjedeligste i verden?
Ikke bekymre deg, min lille kylling som falt fra redet, her er jeg for å hjelpe deg med å rydde deg blant de støvete sauene fra dine administrative dokumenter.
Tips for å organisere papirene dine: vite hvilke papirer som er "viktige"
Akkurat som før du lærte å løpe, må du vite hvordan du skal gå, det er bedre å sortere papirene dine før du legger dem bort . Jeg foreslår at du starter med en "beholder" -bunke og en "kurvbunke!" ".
Ubrukelig, vil du fortelle meg med din sikre stemme, siden du allerede har gjort denne sorteringen på forhånd, ved å legge (hahaha) de nevnte papirene nøye i lommen. Bortsett fra at det ikke er som fryseren, men mer som kjøleskapet: etter en stund er noen ting utdaterte ...
For eksempel, hvis du fremdeles har kopi av det gamle ID-kortet ditt, når du på bildet var tolv år gammel og du nå er voksen, kan du kaste, egentlig.
Tips for oppbevaring av papirene: HVA Å HÅLL OG HVOR LENGE?
Viktige dokumenter er oppført på nettstedet for offentlig tjeneste, som også spesifiserer den lovlige oppbevaringsperioden som gjelder hvert dokument (for å hevde dine rettigheter, for eksempel) .
Når det er sagt, som sagt øverst på siden, hindrer ingenting deg i å oppbevare dokumenter lenger, og i noen tilfeller vil det være enda bedre.
- Leiekvitteringer : å beholde de gamle kvitteringene kan være en måte å forsikre en potensiell utleier om din solvens, eller i det minste din pålitelighet.
- Skattemerknader : mens det er et spørsmål om å bytte til skattefradrag ved kilden, kan det være viktig å beholde de gamle selvangivelsene av regnskapsmessige grunner (og for øvrig vil du kunne se utviklingen i avgift).
Generelt, når det gjelder penger, er det bedre å ha papirene for lange i stedet for ikke nok, i tilfelle feil, betalingsfeil osv.
- Dokumenter som gjelder kjæledyrene dine : oppbevar helsedokumentene og, hvis det er aktuelt, identifikasjonen av dyret ditt gjennom hele din følgesvenn.
- Lønnsslipp : de er åpenbart nevnt på siden, men vi kan aldri si det ofte nok, DET ER KAPITAL Å BEHOLD DINE BETALINGSBUTIKKER HELE LIVET (inkludert praksisplasser, arbeidsstudier osv. Fordi det også teller ).
Bindemidler, filer, skillevegger ... eller de beste tipsene for å organisere papirene dine
Nå, hvordan sorterer du tingene? Det vil sikkert ikke behage deg, men papirene blir ikke tynnere over tid , snarere tvert imot, og de trenger derfor mye plass (som din ...).
Første løsning
Dediker et gulv i skapet ditt der du kan sette søpler (nei, ikke Danettes, les boudiou) eller arkivskap. Jeg pleier å tro at søppelkassene er en falsk sorteringsløsning, så jeg anbefaler arkivskap , men dette valget er bare min beslutning.
Andre løsning
En skuff med hengende filer , eller den økonomiske versjonen (i rommet og i kontanter): et arkivveske (ser ofte ut som en metallkasse). Denne løsningen har ofte fortjenesten å gjøre papirene tilgjengelige raskere (ikke nødvendig å ha plasthylser, skillevegger er for eksempel tilstrekkelig).
Utfyllende våpen (for å pimpe lagringssystemet ditt): papp, men fremfor alt plastlommer, skillevegger, Post-It-bokmerker med farger og etiketter. Målet er å definere en SMÅ fargekode for å forenkle oppgaven.
Bortsett fra at som jeg kjenner deg, trenger du ikke være for komplisert : rødt for at pengene skal betales (skatt, ubetalte regninger eller bankfeil i din favør ...), periode.
Ja, det betyr at en enkelt farge kan være tilstrekkelig ... for at du skal se, men ikke la deg rive med under påskudd av at bokmerkene dine er veldig pene (ja, det lukter av den innbygde, det er sant).
Noen galne tips for å rydde opp i administrative papirer
Neste trinn er den faktiske fordelingen (og derfor sorteringen). Her er noen tips for å unngå å havne i et navngitt bordell !
Når du skal gi navn til dine permer eller dine hengende filer (# labels), må du ikke opprette en "andre", "å sortere", "i gang" -mappe .
Du liker meg, vi vet veldig godt at før eller siden vil alle brevene dine ende der, og at det gradvis vil komme i stedet for din sene " viktige papirer " -lomme .
Gjør gjentatte papirer som du ofte blir bedt om, så tilgjengelige som mulig , ved å sortere i kronologisk rekkefølge og legge de nyeste i begynnelsen av permen eller filen.
Ditto for de forskjellige filene: "diplomer" kan vennligst gå og vente i skapet, det er liten sjanse for at denne filen vil være nyttig for deg en dag hvis du er ansatt. For gjentatte ting, kjedelige, er det vanligvis penger : kvitteringer, fakturaer, inntekt ...
Ikke vent. Egentlig. Jeg vet, du vil heller kaste den truende e-posten du akkurat fikk midt i resten tusen ganger som en rockestjerne. Men rockstjerner har agenter å sortere etter dem. Ikke deg. Med mindre du har en veldig, veldig godt trent katt.
Ellers åpner du, leser, legger bort, direkte i resepsjonen . Værsågod.
Er digital lagring det beste systemet for lagring av papir?
Selv om papirversjonen av dokumentene dine holder seg bedre i mørket (som kan ødelegge blekket og gjøre det uleselig), er det god praksis å skanne viktige dokumenter .
Ikke fordi alle hypede nattklubber plutselig vil åpne dørene for deg i bytte, men heller fordi papiret kan brenne, fly bort, forsvinne, ødelegge, falle fra hverandre (krysse unødvendig) ...
Og at jeg ennå ikke har sett et digitalt dokument gjøre det (bortsett fra kanskje forsvinne, og igjen).
Lagring av disse skannede dokumentene er også et godt spørsmål å stille, og der vil det avhenge av budsjettet!
Online lagringssystemer for å lagre papirene dine
De er gratis, men legger mindre vekt på sikkerhet (rapporter at de er mindre ment å lagre sensitive data, og at de for det meste kommer fra USA). Blant dem er Dropbox, Hubic, Google Drive og selskap!
Den største bekymringen er at de ikke er ment for denne bruken, så det skjedde raskt en klønete fjerningsmanøver.
De passende navngitte digitale safene for å lagre papirene dine
Prinsippet er ganske enkelt: dataene er kryptert og lagres ofte i skyen (på en server, derfor tilgjengelig online forutsatt at vi har identifikatorene). De ved innretninger, s e spesialister på lagring og bevaring av data, herunder følsomme.
Men ingenting er gratis i denne lave verdenen, og du må legge hånden i lommen for å dra nytte av den.
Ved å se litt (spesielt på siden av banken din, fordi de ofte tilbyr en fordelaktig tjeneste til kundene • blinker), vil du fremdeles enkelt kunne finne rimelige digitale safe ... spesielt når det er nødvendig for hele livet er det bedre.
På den annen side, samme regel som for papir: lag mapper og undermapper for å organisere skanningene dine , som helst er identiske med dem du har i skapet ditt for å spare tid når du leter etter et dokument.
Kom igjen, la oss ta noen timer og komme i gang, du vil føle deg bedre etterpå!
