I dag er en viktig del av kommunikasjonen skrevet: SMS, WhatsApp, e-post ...
Ordene vi velger, våre vendinger eller skilletegn får en særlig betydning: hvordan skriver vi det vi vil si? Hvordan motta og tolke det den andre sier?
Høflighet i e-post, med variabel geometri
I e-post kan vaner og metoder variere vidt.
Noen velger et effektivt (men lakonisk) "ok" eller "takk" (mens du ventet en dusj med glitrende gif ledsaget av en kjærlighetserklæring), andre forteller om reaksjonen i detalj, eller til og med velg formaliteter ...
I en profesjonell sammenheng er meldinger et følsomt, til og med kjedelig spørsmål. Den måten vi skriver våre meldinger hun kan stress eller undergrave våre samarbeidspartnere og samtalepartnere?
Personlig innrømmer jeg at jeg har EN vri i skrekk:
"Takk for (gjør dette)".
Jeg sverger til deg, når jeg leser denne setningen, eksploderer hjernen min! Jeg har en følelse av at samtalepartneren min ber meg om å gjøre noe, med mulighet for nedlatelse, uten noen høflighet.
Et vitenskapelig eksperiment på profesjonelle e-poster
Jeg skjønte at du kanskje var interessert i dette emnet, så jeg søkte i den vitenskapelige litteraturen for å se om noen hadde sett på dette nummeret av e-post og deres mottak . Svaret er ja!
To forskere, YoungAh Park og Venera C. Haun, har nøye studert spørsmålet om stress på jobben, hva som skaper eller gir næring til det, og hvordan man kan komme seg fra det.
De to spesialistene observerte dataene fra 167 par, hvis to medlemmer jobber ved flere anledninger i løpet av en hel uke: fredagen før avreise til helgen, påfølgende mandag morgen, på en annen tid i uken ...
Forskere har spesielt observert "incivilities" mottatt via e-post, det vil si meldinger der tonen, innholdet eller tidspunktet kan generere stress.
Samtidig ber de deltakerne vurdere stressnivået og svare på noen ekstra spørsmål.
Uhøflig e-post, en kilde til stress
Resultatet er ingen overraskelse: folk som mottar flere usivile e-postmeldinger, rapporterer mer spenning på slutten av dagen, mer fysiske symptomer på stress (migrene, ryggsmerter osv.) Og flere negative følelser.
Inntil da virker resultatet åpenbart! Det som kan være mer overraskende (skjønt) er at disse e-postene (og stresset som følger med dem) også ser ut til å påvirke arbeidsengasjementet ...
Når folk mottar uhøflige e-postmeldinger i løpet av uken, har de en tendens til å "trekke seg ut" fra jobb uken etter, for å ta et skritt tilbake, for å bli involvert litt mindre.
Og det er normalt! Det er en mekanisme for å beskytte og bevare ressursene våre.
Så disse resultatene antyder at ikke bare e-post har innvirkning på de ansattes helse, men de kan også påvirke selskapets funksjon ...
Stresset med uhøflig e-post er smittsom
Et endelig resultat av eksperimentet er enda mer overraskende: de ansatte som mottar disse forbannede e-postmeldingene ser ut til å overføre stresset til partneren ... som uken etter også mister interessen for sitt eget arbeid!
Hvis vi oppsummerer, har skitne eller usivile e-postmeldinger en kumulativ effekt: de stresser ansatte OG deres familier, påvirker arbeidene til den ansatte OG hans partner.
Spørsmålet om e-post er derfor et avgjørende spørsmål!
Hvordan skriver du respektfulle e-poster?
Mens noen incivilities begås bevisst (MEN HVORFOR NAVN?), Er andre ikke forsettlige.
Noen ganger er alt som trengs et komma, et utropstegn, vanskelige uttrykk for skaden som skal gjøres, for den andre har ikke ikke-verbale ledetråder for å forstå din skriftlige. beskjed…
La oss for eksempel si at du en kveld sender din veileder en produksjon som har krevd mye tid og energi for å motta en enkel "takk" som svar.
Er dette en kortfattet "takk"? Er det en "takk" som betyr "ok godt mottatt, men jeg har ikke sett ennå"? Er det en "takk" som indikerer at arbeidet ditt blir verdsatt? Uklarheten er total.
Mens ansikt til ansikt kunne ledetråder ha hjulpet deg med å forstå budskapet: et smil, en holdning, en gest ...
Skriv pent, det kan læres!
Hva kan gjøres for å sikre at vi skriver e-post på en sivil og medfølende måte, og tar vare på oss selv og mottakeren?
Det første tipset om at jeg vil gi råd til hele verden, ville det være, så langt det er mulig og i henhold til ditt ønske, å vedta ikke-voldelig kommunikasjon .
Hvis omstendighetene tillater det, kan du også diskutere emnet på e-post med dine overordnede og kolleger: kanskje det å hjelpe formalisere en prosess?
Personlig prøver jeg å huske på to trinn!
For høflige e-postmeldinger må jeg være oppmerksom på min nåværende tilstand
Ideen kan høres åpenbar ut, men den er ikke så åpenbar.
Når jeg skriver en e-post, en tekstmelding, et brev, føler jeg følelser. Jeg kan være lei meg fordi jeg sov dårlig, irritert over arbeidsmengden min, eller på grunn av en krangel med partneren min ...
Å være klar over disse følelsene kan hjelpe meg med å ta litt avstand og ikke formidle dem i skrivingen .
Jeg vil ta det forrige eksemplet: Jeg er sliten, jeg har jobbet mye og får denne vage "takk".
Ved første øyekast er jeg irritert: Jeg lurer på om arbeidet mitt har blitt sett, jeg trenger å få tilbakemelding ... men kanskje for hans del sier samtalepartneren min virkelig "takk", med all godhet av verden !
For høflige e-postmeldinger må jeg tenke på hva jeg vil skrive
Hva mener du egentlig? Hva er viktig for mottakeren din å høre? Trenger du å gjøre en forespørsel? Hva vil du at mottakeren skal gjøre? Hvorfor ?
Jeg tar mitt lille eksempel. Da jeg sendte min berømte presentasjon, skrev jeg:
"Maskin,
Vedlagt er presentasjonen for 23. august-møtet.
Hilsen din
Jeg kom ikke med den minste forespørsel, jeg uttrykte ikke noe behov ... Vanskelig, i dette tilfellet, å forvente en spesifikk reaksjon fra den andre!
Hvis jeg ønsket retur, kunne jeg ha lagt til:
“Jeg må sørge for at denne jobben vil være nyttig. Din mening er viktig for meg, og tilbakemeldingene dine vil hjelpe meg med å justere innholdet som produseres. Har du tilgjengelighet å bytte? "
Ikke nøl med å være så spesifikk som mulig! Hvis du har en frist, kan du for eksempel nevne den ("møtet finner sted 23. tror du at du kan svare på meg senest den 20.?").
Legg merke til at den spørrende formuleringen kan være spesielt nyttig for å skape et omsorgsfullt miljø.
I stedet for å skrive "takk for at du gjorde dette" a "tror du at du kan gjøre dette?" "Eller rett og slett" kan du gjøre dette av en slik grunn for et slikt mål? »Lar deg gi din mottaker frihet og ikke stille krav. Det er verdifullt!
Og du, hvordan klarer du å utstråle litt vennlighet i e-postene dine? Har du noen tips? For å gå videre anbefaler jeg denne artikkelen fra Science Daily (på engelsk)!
